Kısa Cevap: Küçük Apartmana Excel, Büyüyen Apartmana Program
Birkaç daireli, yöneticisi yıllardır aynı olan ve sakinlerin pek hesap sormadığı bir apartmanda, düzenli tutulan bir Excel tablosu aidat takibi için yeterlidir. Daire sayısı arttıkça, yönetici sık değiştikçe ya da sakinler "Borcum ne kadar, para nereye gitti?" diye sık sordukça Excel yük olmaya başlar. Bu noktada her sakinin kendi aidat durumunu telefonundan görebildiği bir program, yöneticiye her ay zaman kazandırır.
Bu rehberde, hangi aracı kullanırsanız kullanın kanunun yöneticiden ne istediğini, tutmanız gereken kayıtları, Excel'de doğru bir aidat tablosunun nasıl kurulacağını, Excel'in nerede yetmediğini ve programdan ne beklemeniz gerektiğini anlatıyoruz. 2026'da değişen işletme projesi kuralları ile borç listesi için KVKK kararı da yazıda. Sonda, apartmanınız için karar vermenizi kolaylaştıran beş soru var.
Önce Kanun: Yönetici Hangi Kayıtları Tutmak Zorunda?
Aidat takibi yalnızca bir düzen meselesi değildir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticiye kayıt tutma ve hesap verme görevleri yükler. Excel de program da bu görevlerin yerine geçmez; yalnızca işi kolaylaştırır. Sekiz ya da daha fazla bağımsız bölümü olan binalarda yönetici atanması zaten zorunludur (Madde 34).
Yılda Bir Hesap Verme
Yönetim planında başka bir zaman yazmıyorsa yönetici, her takvim yılının ilk ayında kat malikleri kuruluna gelir ve giderlerin hesabını verir. Kat maliklerinin yarısı isterse hesap başka bir zamanda da istenebilir (Madde 39).
Noter Onaylı Defter
Kurul kararları noter onaylı karar defterine yazılır (Madde 32). Yönetici bütün giderleri ve yapılan ihtarları da bu deftere tarih sırasıyla geçirir, belgeleri bir dosyada saklar ve defteri her yıl bittikten sonraki bir ay içinde notere kapattırır (Madde 36).
Apartman Adına Banka Hesabı
Toplanan paralar, yöneticinin adına ama yönetici sıfatı gösterilerek güvenilir bir bankada açılan hesapta tutulur (Madde 35). Aidatın havaleyle ödenmesi, kaydı da kolaylaştırır: her ödemenin dekontu olur.
Düzenli Denetim
Yönetim planında başka bir zaman belirlenmemişse hesaplar üç ayda bir denetlenir (Madde 41). Düzenli tutulan kayıtlar, denetçinin işini saatlerden dakikalara indirir.
2026 değişikliği: işletme projesi
- 22 Mayıs 2026'da yürürlüğe giren 7579 sayılı Kanunla işletme projesi kuralları değişti. İşletme projesi artık kat malikleri genel kurulunda onaylanıyor.
- Kurulca kabul edilmiş bir proje yoksa yönetici gecikmeden geçici bir işletme projesi hazırlıyor; proje en geç üç ay içinde kurulda aynen ya da değiştirilerek karara bağlanıyor (Madde 37).
- Yürürlükte bir işletme projesi varsa, geçici projedeki artış Vergi Usul Kanunu'na göre ilan edilen yeniden değerleme oranını geçemiyor.
- Kesinleşen işletme projesi ve kurulun işletme giderleriyle ilgili kararları, icra takibinde belge olarak kullanılabiliyor. Bu yüzden aidat tablonuzdaki tutarlar onaylı projeyle birebir aynı olmalı.
Aracınız Ne Olursa Olsun Tutmanız Gereken Dört Kayıt
Defter, Excel ya da program; sağlıklı bir aidat takibi her zaman aynı dört kayda dayanır. Bunlar ayrı ayrı ve tarihli tutulursa, kimin ne kadar borcu olduğu ve kasada ne kadar para bulunduğu her an hesaplanabilir.
Daire Listesi
Daire numarası, kat malikinin adı, varsa kiracı, iletişim bilgisi ve giderler arsa payına göre paylaştırılıyorsa arsa payı.
Borçlandırma (Tahakkuk)
Her ay her daireye yazılan aidat ile yakıt, onarım gibi ek ödemeler: tarih, daire, açıklama ve tutar.
Tahsilat
Hangi daire, ne zaman, ne kadar, nasıl ödedi (havale ya da elden) ve dekont ya da makbuz numarası.
Giderler
Elektrik, temizlik, asansör bakımı gibi her harcama: tarih, kalem, firma, tutar ve fatura ya da fiş numarası.
Giderlerin dairelere nasıl paylaştırılacağı da kanunda yazılıdır: Aralarında başka bir anlaşma yoksa kat malikleri kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerine eşit olarak; sigorta, bakım, onarım ve yönetici aylığı gibi diğer giderlere ise arsa payı oranında katılır (Madde 20). Apartmanınızda bütün giderler eşit bölünüyorsa, bunun bir kurul kararına ya da yönetim planına dayandığından emin olun.
Altın kurallar:
- Borcu elle yazmayın; borçlandırma toplamından tahsilat toplamını çıkararak hesaplatın.
- Her ödemenin bir belgesi olsun; elden alınan aidata mutlaka makbuz verin.
- Kayıt silmeyin; yanlış girilen tutarı ters kayıtla (eksi tutar ve açıklamayla) düzeltin. Böylece geçmiş değişmez.
Excel'de Aidat Takip Tablosu Nasıl Kurulur?
Excel'de en sık yapılan hata, her ay için yeni bir sayfa açıp ödeyenleri renkle işaretlemektir. Bir yıl sonra kimin ne kadar borcu olduğunu bulmak saatler sürer. Bunun yerine kayıtları dört sayfada, alt alta ve tarihli tutun:
Dört sayfalık düzen:
- Daireler: Daire No, Malik, Kiracı, Telefon, Arsa Payı, Güncel Borç
- Tahakkuk: Tarih, Daire No, Açıklama (ör. "Ekim 2026 aidatı"), Tutar
- Tahsilat: Tarih, Daire No, Tutar, Ödeme Şekli, Dekont/Makbuz No
- Giderler: Tarih, Kalem, Firma, Tutar, Belge No
Her dairenin güncel borcu, Daireler sayfasında tek bir formülle hesaplanır: o dairenin borçlandırma toplamından tahsilat toplamı çıkarılır. Daire numarası A sütununda, Tahakkuk sayfasında daire B, tutar D sütununda; Tahsilat sayfasında daire B, tutar C sütunundaysa Türkçe Excel'de formül şöyledir:
Güncel borç formülü (Türkçe Excel):
=ETOPLA(Tahakkuk!B:B;A2;Tahakkuk!D:D)-ETOPLA(Tahsilat!B:B;A2;Tahsilat!C:C)İngilizce Excel'de ve Google E-Tablolar'da işlevin adı SUMIF'tir; ayırıcı, dosyanın dil ayarına göre noktalı virgül ya da virgüldür. Kasa durumu da aynı mantıkla bulunur: önceki yıldan devreden tutar, artı toplam tahsilat, eksi toplam gider. Bu tutar banka hesabındaki bakiyeyle aynı çıkmalı; çıkmıyorsa eksik ya da hatalı bir kayıt vardır.
Excel dosyanızı güvende tutmak için:
- Dosyayı tek bir bilgisayarda değil, OneDrive ya da Google Drive gibi yedekli bir bulutta tutun.
- Formül hücrelerini kilitleyin (Gözden Geçir → Sayfayı Koru); yanlışlıkla silinen bir formül aylarca fark edilmeyebilir.
- Her ay sonunda Daireler sayfasının bir kopyasını PDF olarak tarihiyle saklayın.
- Yönetici değişirken dosyanın kendisini ve bütün belgeleri teslim edin; tutanakla devredin.
Excel Nerede Yetmez?
İyi kurulmuş bir Excel tablosu uzun yıllar iş görebilir. Ama aşağıdaki durumlardan ikisi ya da daha fazlası apartmanınızda her ay yaşanıyorsa, sorun tablonun kendisi değil Excel'in sınırlarıdır.
Sakinler Kendi Durumunu Göremez
Dosya yöneticinin bilgisayarındadır. "Borcum ne kadar, ödemem işlendi mi?" sorusunun her biri bir mesaj, bir ekran görüntüsü demektir.
Yönetici Değişince Kayıt Dağılır
Yönetici her yıl yeniden atanır (Madde 34). Değiştiğinde dosya eski yöneticide kalabilir ya da yeni yönetici baştan farklı bir tablo açar.
Tablo Tek Kişiye Bağlıdır
Formülleri bilen tek kişi o ay yoksa kimse kayıt giremez. Bozulan bir formül de yanlış borç gösterdiği hâlde fark edilmeyebilir.
Duyuru ve Belgeler Dağınıktır
Duyurular mesaj grubunda, dekontlar e-postada, faturalar klasörde durur. Denetim ve yıllık hesap zamanı hepsini bir araya getirmek gerekir.
Daire sayısı arttıkça bu sorunlar da büyür. Birkaç daireli bir apartmanda bunların hiçbiri yaşanmıyorsa, Excel'i bırakmanız için bir sebep yoktur.
Aidat Takip Programı Ne Sağlar?
Apartman yönetim programı, aynı dört kaydı tek bir sistemde tutar ve hesapları kendisi yapar. Asıl fark ise sakinlerin kendi şifreleriyle girip yalnızca kendi bilgilerini görebilmesidir.
Excel
Çoğu bilgisayarda zaten var ve esnektir. Ama dosya tek kişidedir, sakinler göremez, hatalı bir formülü kimse uyarmaz; yedek ve devir de yöneticiye kalır.
Aidat Takip Programı
Kayıtlar tek yerde ve yedekli durur. Her daire kendi aidat borcunu, ödeme geçmişini ve duyuruları telefondan görür; yönetici değişince hesap devredilir. Genellikle kurulum ya da kullanım ücreti vardır.
Sakin girişinin işe yaraması için online ödeme şart değildir. Aidat yine havale ya da elden ödenir, yönetici ödemeyi sisteme işler. Sakin ise "Borcum ne kadar, ödemem işlendi mi?" sorusunun cevabını yöneticiye yazmadan telefonundan görür. Bu hem yöneticinin mesaj yükünü azaltır hem de hesaba duyulan güveni artırır.
Program seçerken şunları sorun:
- Her daire yalnızca kendi bilgisini mi görüyor? Başka dairelerin borcu hiçbir ekranda görünmemeli.
- Mevcut Excel kayıtlarınız ve açık borçlar sisteme aktarılabiliyor mu?
- Yönetici değişince hesap nasıl devrediliyor; eski kayıtlar kalıyor mu?
- Kayıtları istediğiniz an Excel ya da PDF olarak alabiliyor musunuz; programı bırakırsanız verilere ne oluyor?
- Sakinlerin uygulama indirmesi gerekiyor mu; yaşlı sakinler de kolayca girebilir mi?
- Online ödeme sunuluyorsa komisyonu kim ödüyor? Gerekmiyorsa daha sade bir sistem yeterli olabilir.
- Ücret daire sayısına göre mi belirleniyor; sözleşme süresi ve iptal koşulları neler?
Borçlu Daireler: Gecikme Tazminatı ve KVKK
Aidatını ödemeyen kat maliki için kanun açıktır: Gider ve avans payının tamamını ödemeyen kat maliki, geciktiği günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı öder. Yönetici ya da diğer kat malikleri dava açabilir veya icra takibi başlatabilir (Madde 20). Bu yüzden kayıtlarınızda her borcun hangi tarihte doğduğu belli olmalıdır; tazminat bu tarihe göre hesaplanır.
Basit bir hesap örneği:
- 1.000 TL aidat 45 gün gecikmiş olsun: 1.000 × %5 × 45 / 30 = 75 TL gecikme tazminatı.
- Excel'de borç B2'de, son ödeme tarihi C2'deyse:
=B2*0,05*(BUGÜN()-C2)/30 - Dava ya da icra aşamasında tutarı bir avukata kontrol ettirin; yönetim planınızda farklı bir hüküm olup olmadığına da bakın.
Borç listesini panoya asmayın:
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 18 Şubat 2026 tarihli ve 2026/348 sayılı ilke kararına göre ad, soyad, daire numarası, borç tutarı ve gecikme süresi içeren listeleri asansör, bina girişi ve koridor gibi ortak yerlere asmak hukuka aykırıdır.
- Kurul, bilgilendirmenin üçüncü kişilerin erişemeyeceği kapalı e-posta, mesajlaşma ya da bu işe ayrılmış uygulamalarla yapılmasını öneriyor. Bütün sakinlerin bulunduğu bir mesaj grubuna borç listesi atmak da herkesin birbirinin borcunu görmesi demektir.
- En güvenli yol, borcu yalnızca ilgili daireye bildirmektir: birebir mesaj, e-posta ya da yalnızca kendi borcunu gösteren sakin girişi.
- Gelir-gider özetini paylaşmak için daire bazında borç sütunu gerekmez; toplam gelir, gider ve kasa durumu yeterlidir.
Kararın özeti için KVKK'nın kamuoyu duyurusuna bakabilirsiniz.
Karar Vermek İçin Beş Soru
Apartmanınız için şu beş soruyu cevaplayın: Daire sayısı sekiz ya da daha fazla mı? Yönetici sık değişiyor mu? Sakinler borç durumunu sık soruyor mu? Tabloyu tutan kişi yokken kimse kayıt giremiyor mu? Duyurular ve belgeler dağınık mı? İkisine ya da daha fazlasına "evet" diyorsanız, sakinlerin kendi durumunu görebildiği bir program size her ay zaman kazandırır. Hepsine "hayır" diyorsanız, bu rehberdeki düzenle kurulmuş bir Excel tablosuyla devam etmek de doğru bir karardır.
Sakinlerin kendi aidat durumunu ve duyuruları telefondan görebildiği sistemin özelliklerini apartman yönetim programı sayfamızda bulabilirsiniz.
Apartmanınız İçin Doğru Yolu Birlikte Seçelim
Aidat takibinizi ön görüşmede konuşalım; Excel'iniz yetiyorsa bunu da açıkça söyleriz.
Ücretsiz Ön Görüşme